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LAS COMUNIDADES DE PROPIETARIOS

SE ENFRENTAN A IMPORTANTES SANCIONES

SI NO CUMPLEN LA LOPDGDD

Seguramente te preguntas por qué es tan importante disponer de un Administrador de Fincas colegiado que asesore en su gestión a las Comunidades de vecinos.

Además de gestionar el Administrador las fincas también es garantía legal que les evite multas que podrían llegar hasta los 20.000.000€, importe más elevado que el de no cumplir la Ley de Prevención de Riesgos laborales, que es de 800.000€ máximo.

La comunidad de vecinos con la protección de datos tiene que cumplir dos normativas: la europea y la estatal.

Las Comunidades de Propietarios, recaban, modifican, estructuran y almacenan datos de carácter personal de copropietarios, empleados, proveedores, y/o personas que acceden a la comunidad si se captan sus imágenes a través de sistemas de videovigilancia. La normativa vigente indica que los datos que se deben proteger de forma habitual son: los nombres de los propietarios, su DNI, los documentos acreditativos de su identidad, los números de teléfono, las cuentas bancarias, el correo electrónico y la dirección postal.

Además al igual que cualquier empresa u organización contratan servicios de empresas externas como limpieza, mantenimiento ascensores, administrador/a…. esto ya se considera en un acceso a datos por cuenta de terceros, una comunicación de los datos y para ello hay que disponer del consentimiento de los propietarios.

Toda Comunidad de Propietarios ha de disponer como mínimo de un Fichero de Propietarios, que integran cada Comunidad, lo cual supone para dicha Comunidad y para el Administrador de fincas que gestiona las mismas, la obligación de cumplir escrupulosamente la LOPD.

 

Conforme al RGPD la Comunidad de Propietarios es la RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de los datos personales, siendo el presidente de esta el REPRESENTANTE de la misma y normalmente el RESPONSABLE DE SEGURIDAD y el Administrador de fincas el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO de dichos datos, la Agencia Española de Protección de Datos, AGPD, define ciertos requisitos para el correcto tratamiento de datos en la cadena COMUNIDAD-ADMINISTRADOR DE FINCAS- TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE LOS DATOS.

Por norma general, los Administradores desconocen que han de registrar los Ficheros de la Comunidad y además tener presente la documentación en referencia a la LOPD y tenerla actualizada, como es:

 

  • El nombramiento de un nuevo Presidente de la Comunidad.
  • La contratación de servicios externos, por empresas o autónomos, como el servicio de limpieza, el de mantenimiento de los ascensores, mantenimiento de la Comunidad en general, sistemas de seguridad, etc.
  • El acuerdo de instalación de cámaras
  • Documentación a entregar a un propietario cuando solicita la grabación de las cámaras.
  • Ayudar al Responsable de los datos, la Comunidad, a realizar las gestiones correctas si se detecta una brecha en la seguridad, gestiones administrativas y comunicaciones a la AEPD y a los posibles afectados.
  • étc.

Es obligatorio que exista un contrato entre el Responsable del tratamiento ( La Comunidad  de Propietarios ) y el Encargado de tratamiento ( el Administrador ) en el cual debe constar:

  • Que el Encargado del tratamiento únicamente puede tratar los datos según las instrucciones de la Comunidad, el responsable de tratamiento.
  • Garantizar la confidencialidad de los datos y el tratamiento con este criterio por parte de todo su personal.
  • Que los datos no se cedan ni comuniquen a otras personas.
  • Las medidas de seguridad del Administrador de Fincas, encargado de tratamiento, que ha tomado para proteger los datos de la Comunidad.
  • Cuál es el destino de los datos personales tras la prestación del servicio.
  • Si se utilizan los datos para otras finalidades, se incumpla el contrato o se comuniquen a terceros, el Encargado de tratamiento será sancionado y considerado como el responsable.

¿Está obligado un Administrador de Fincas a nombrar un DPO, un Delegado de Protección de Datos?

En el apartado j) del articulo 34.1 de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales ( LOPDGDD ) donde se indica cuando obligatoriamente se tiene que designar un Delegado en Protección de Datos:

“Las entidades responsables de ficheros comunes para la evaluación de la solvencia patrimonial y crédito o de los ficheros comunes para la gestión y prevención del fraude, incluyendo a los responsables de los ficheros regulados por la legislación de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.”

Por lo que nos tendremos que remitir a la Ley 10/2010 de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo y concretamente en su Articulo 2 donde nos indica los Sujetos Obligados.  No te voy a poner las 24 familias que se detallan, pero si indicarte unos cuantos que seguro que te suenan:

  • Las entidades aseguradoras autorizadas para operara en el ramo de vida y los corredores de seguros cuando actúen en relación con seguros de vida u otros servicios relacionados con inversiones, con las excepciones que se establezcan reglamentariamente.
  • Los promotores inmobiliarios y quienes ejerzan profesionalmente actividades de agencia, comisión o intermediación en la compraventa de bienes inmuebles.
  • Los auditores de cuentas, contables externos o asesores fiscales.

En definitiva, solo con estas tres familias de Sujetos Obligados, más de la mitad de los Administradores de Fincas están obligados a tener un Delegado en Protección de Datos, no por el hecho de ser Administrador de Fincas si no porque muchísimos Administradores de Fincas a parte de administrar ejercen otro tipo de actividades como corredores de seguros, intermediarios en la compraventa de bienes inmuebles, o son contables externos o asesores fiscales.

Mi consejo es : Si la Ley te obliga a designar un Delegado en Protección de Datos, que éste sea también extensible a la actividad de Administrador de Fincas, porque no se puede separar la Protección de datos dentro de un mismo despacho, por la tranquilidad de tener a un profesional en protección de datos al servicio de todas las actividades del Administrador y la más importante por defender el Derecho fundamental dentro del despacho

Si aún te quedan dudas sobre si tu negocio o empresa está cumpliendo con la legislación vigente en materia de Protección de datos o si necesita un Delegado de Protección de datos, ponte en contacto con nosotros en info@holargpd.es.

Te ofrecemos consultorías de 30′ gratuitas, para ayudarte a saber si cumples o no cumples la normativa actual de Protección de datos, asesoramiento en Evaluaciones de Impacto y Servicio de Delegado de Protección de datos DPO, DPO Córdoba.

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